Clienti internazionali e cinesi

Un percorso chiaro per organizzare servizi in Italia

Staff Eventi aiuta le aziende con sede fuori dall’Italia a preparare la parte locale del progetto attraverso un brief scritto, responsabilità concordate e un unico interlocutore italiano.

Progetti internazionali

Cosa definiamo prima della partenza

Il servizio viene preparato in base a sede, calendario, pubblico e requisiti operativi del progetto presso location ed eventi in tutta Italia.

Perimetro, date, orari di lavoro e responsabilità sul posto
Lingue richieste e livello effettivo da verificare in selezione
Dress code, briefing di prodotto e contatto per le urgenze
Preventivo scritto in euro, servizi inclusi e voci opzionali

Esecuzione locale

I servizi disponibili tramite Staff Eventi

Ogni richiesta viene verificata sulla disponibilità reale e confermata soltanto attraverso un preventivo scritto.

Accrediti, registrazione e controllo accessi

Il collo di bottiglia di ogni evento: qui si vince o si perde.

Desk di registrazione, stampa e consegna badge, verifica delle liste, controllo accessi alle aree riservate. Il dimensionamento si calcola sul picco di arrivo, non sul totale degli invitati: è l’errore più comune e il più visibile.

Desk di registrazione dimensionati sul picco di arrivo
Stampa e consegna badge, gestione delle liste nominative
Controllo accessi ad aree riservate e backstage
Gestione degli ospiti non in lista secondo le tue regole

Accoglienza e assistenza al pubblico

Chi orienta, informa e tiene alto il tono dell’evento.

Le figure che accolgono gli ospiti, li orientano tra sale, guardaroba e servizi, rispondono alle domande ricorrenti e riconoscono gli ospiti di riguardo. È il presidio che rende un evento leggibile a chi ci entra per la prima volta.

Accoglienza in italiano e inglese, altre lingue su richiesta
Orientamento tra sale, servizi e aree ristoro
Riconoscimento e accompagnamento degli ospiti di riguardo
Presidio continuativo con turnazione delle pause

Steward di sala e gestione flussi

Percorsi liberi, code governate, sicurezza percepita.

Per eventi con molte persone in movimento: presidio dei varchi, gestione delle code, accompagnamento ai posti, assistenza a ospiti con esigenze particolari e collaborazione con il servizio di sicurezza quando previsto.

Presidio varchi e gestione delle code
Accompagnamento ai posti e alle sale
Assistenza a ospiti con disabilità e famiglie
Collaborazione con il piano di sicurezza dell’evento

Hospitality, guardaroba e servizi di sala

Cene, cocktail, aree VIP, guardaroba.

Il servizio che rende ordinato un evento serale: guardaroba con numerazione e restituzione rapida, presidio dell’area riservata, accompagnamento ai tavoli e coordinamento con il catering nei passaggi tra i momenti della serata.

Guardaroba con gestione numerata e restituzione rapida
Presidio di aree VIP e riservate
Accompagnamento ai tavoli e gestione dei momenti
Coordinamento con catering e fornitori tecnici

Promoter, brand ambassador e roadshow

Quando l’evento deve anche vendere o far provare.

Personale formato sul prodotto per attivazioni, tour promozionali, sampling e presidio di aree brandizzate. Con script approvato dal cliente e raccolta contatti secondo regole concordate.

Briefing di prodotto e script approvato dal cliente
Sampling, demo e prove d’uso
Raccolta contatti con form digitali o badge scanner
Report giornaliero su numeri e feedback raccolti

Coordinamento e capo-team

La struttura che regge le squadre numerose.

Sopra le dieci persone il coordinamento non è un accessorio: è ciò che tiene insieme turni, pause, sostituzioni e comunicazione con la produzione. Su eventi molto grandi mettiamo in campo capo-team di area e un coordinatore generale.

Capo-team per area, coordinatore generale sui grandi eventi
Appello, turni, pause e sostituzioni immediate
Filo diretto con la produzione e con la location
Report a fine giornata e consuntivo finale

Preparazione da remoto

Dal primo brief all’esecuzione sul posto

Documenti e briefing possono essere preparati a distanza prima dell’arrivo in Italia del cliente o del team.

1 · Briefing e obiettivi

Trenta minuti per definire tipo di evento, location, orari, numero di ospiti attesi, picco di arrivo e dress code. Da qui esce il dimensionamento reale della squadra.

2 · Preventivo scritto in 24 ore

Profili, numero di risorse, orari, costo giornaliero per figura, maggiorazioni serali o festive e totale. Per gli enti pubblici predisponiamo la documentazione per il MePA.

3 · Selezione nella città dell’evento

Attingiamo al database locale per evitare costi di trasferta. Ricevi una rosa di candidati con foto, esperienza, lingue e disponibilità: se un profilo non convince lo sostituiamo prima della conferma.

4 · Contratti e adempimenti

Inquadramento, contratti, comunicazioni obbligatorie, copertura assicurativa e pagamenti sono a carico di OPEN S.r.l. Il committente riceve una fattura unica.

5 · Briefing operativo scritto

Il team riceve planimetria, posizioni, orari, dress code e regole di comportamento. Sugli eventi complessi si fa una prova o un sopralluogo il giorno prima.

6 · Evento e assistenza continua

Capo-team in loco, appello, gestione dei turni e sostituzioni immediate. Un referente d’agenzia resta reperibile per tutta la durata dell’evento.

7 · Report e consuntivo

Consuntivo presenze, eventuali dati raccolti e nota di sintesi su cosa ha funzionato e cosa converrebbe cambiare alla prossima edizione.

Domande dei clienti internazionali

Un’azienda con sede fuori dall’Italia può richiedere il servizio?

Sì. OPEN S.r.l. valuta richieste di aziende internazionali e formula un preventivo scritto in base a luogo, date, perimetro e disponibilità.

Il briefing può essere completato da remoto?

Sì. Obiettivi, calendario, ruoli, abbigliamento, lingue e materiali di preparazione possono essere concordati prima dell’arrivo in Italia.

È possibile richiedere personale cinese o multilingue?

I requisiti linguistici possono essere inseriti nel brief. Disponibilità e livello richiesto vengono verificati in selezione e confermati per iscritto.

Qual è il soggetto contrattuale italiano?

OPEN S.r.l., P.IVA 16423471008, è la società identificata sul sito e nel preventivo.

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