Cosa possiamo fare per il tuo evento

Servizi di personale per eventi, modulari e attivabili anche singolarmente

Accoglienza, promozione del prodotto, lingue, raccolta contatti e coordinamento. Puoi prendere una sola figura o l'intera squadra: il preventivo resta unico e chiuso, con OPEN S.r.l. come unico interlocutore contrattuale.

Accrediti, registrazione e controllo accessi

Il collo di bottiglia di ogni evento: qui si vince o si perde.

Desk di registrazione, stampa e consegna badge, verifica delle liste, controllo accessi alle aree riservate. Il dimensionamento si calcola sul picco di arrivo, non sul totale degli invitati: è l’errore più comune e il più visibile.

Desk di registrazione dimensionati sul picco di arrivo
Stampa e consegna badge, gestione delle liste nominative
Controllo accessi ad aree riservate e backstage
Gestione degli ospiti non in lista secondo le tue regole

Accoglienza e assistenza al pubblico

Chi orienta, informa e tiene alto il tono dell’evento.

Le figure che accolgono gli ospiti, li orientano tra sale, guardaroba e servizi, rispondono alle domande ricorrenti e riconoscono gli ospiti di riguardo. È il presidio che rende un evento leggibile a chi ci entra per la prima volta.

Accoglienza in italiano e inglese, altre lingue su richiesta
Orientamento tra sale, servizi e aree ristoro
Riconoscimento e accompagnamento degli ospiti di riguardo
Presidio continuativo con turnazione delle pause

Steward di sala e gestione flussi

Percorsi liberi, code governate, sicurezza percepita.

Per eventi con molte persone in movimento: presidio dei varchi, gestione delle code, accompagnamento ai posti, assistenza a ospiti con esigenze particolari e collaborazione con il servizio di sicurezza quando previsto.

Presidio varchi e gestione delle code
Accompagnamento ai posti e alle sale
Assistenza a ospiti con disabilità e famiglie
Collaborazione con il piano di sicurezza dell’evento

Hospitality, guardaroba e servizi di sala

Cene, cocktail, aree VIP, guardaroba.

Il servizio che rende ordinato un evento serale: guardaroba con numerazione e restituzione rapida, presidio dell’area riservata, accompagnamento ai tavoli e coordinamento con il catering nei passaggi tra i momenti della serata.

Guardaroba con gestione numerata e restituzione rapida
Presidio di aree VIP e riservate
Accompagnamento ai tavoli e gestione dei momenti
Coordinamento con catering e fornitori tecnici

Promoter, brand ambassador e roadshow

Quando l’evento deve anche vendere o far provare.

Personale formato sul prodotto per attivazioni, tour promozionali, sampling e presidio di aree brandizzate. Con script approvato dal cliente e raccolta contatti secondo regole concordate.

Briefing di prodotto e script approvato dal cliente
Sampling, demo e prove d’uso
Raccolta contatti con form digitali o badge scanner
Report giornaliero su numeri e feedback raccolti

Coordinamento e capo-team

La struttura che regge le squadre numerose.

Sopra le dieci persone il coordinamento non è un accessorio: è ciò che tiene insieme turni, pause, sostituzioni e comunicazione con la produzione. Su eventi molto grandi mettiamo in campo capo-team di area e un coordinatore generale.

Capo-team per area, coordinatore generale sui grandi eventi
Appello, turni, pause e sostituzioni immediate
Filo diretto con la produzione e con la location
Report a fine giornata e consuntivo finale

Settori

Come cambia il servizio in base al tipo di evento

Il numero di persone non basta: contano il tipo di pubblico, il picco di arrivo e le procedure della sede.

Convention e eventi aziendali

Registrazione, badge, presidio delle sale e gestione dei momenti conviviali. Il ritmo lo detta l’agenda: il personale deve conoscerla a memoria.

Congressi e società scientifiche

Sale parallele, crediti formativi e sponsor: qui contano tracciabilità delle presenze e precisione al minuto.

Concerti, festival e spettacoli

Grandi numeri, varchi multipli e flussi in ingresso e in uscita: servono squadre numerose e una struttura di coordinamento su più livelli.

Manifestazioni sportive

Accrediti, aree riservate, ospitalità sponsor e assistenza al pubblico, spesso su più giornate consecutive e in spazi non convenzionali.

Fiere, stand e roadshow

Presidio dello spazio, qualificazione dei visitatori, promozione del prodotto e raccolta strutturata dei contatti.

Eventi istituzionali e pubblica amministrazione

Cerimoniale, liste di sicurezza e procedure di accesso. Come fornitore iscritto al MePA gestiamo anche l’aspetto amministrativo dell’acquisto.

Glossario

Le parole del personale per eventi

Un vocabolario minimo per leggere i preventivi — nostri e di chiunque altro — senza equivoci.

Picco di arrivo: La mezz’ora in cui si concentra la maggior parte degli ingressi. È il parametro corretto per dimensionare desk e accoglienza, molto più del numero totale di invitati.
Desk di accredito: La postazione di registrazione all’ingresso, dove i partecipanti vengono identificati e ricevono badge e materiali.
Capo-team di area: Il coordinatore di una porzione dell’evento — un ingresso, un padiglione, una sala — negli eventi troppo grandi per un referente unico.
Riserva: Il profilo individuato e retribuito per essere reperibile in caso di assenza. Si definisce alla conferma, non quando il problema si presenta.
Briefing operativo: Il documento che il personale riceve prima dell’evento: planimetria, posizioni, orari, dress code, regole di comportamento e contatti utili.
MePA: Il Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione, attraverso cui gli enti acquistano servizi da fornitori abilitati con trattativa diretta o richiesta di offerta.

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