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StaffEventi

Staff operativo · Tutta Italia

Lo staff giusto per il tuo evento

Dal desk accrediti al presidio di sala, dalle convention aziendali ai grandi eventi aperti al pubblico. Selezioniamo, contrattualizziamo, formiamo e coordiniamo le persone: tu hai un solo referente.

  • Da 2 a 200 persone, su tutto il territorio nazionale
  • Contratti, adempimenti e copertura assicurativa a nostro carico
  • Preventivo scritto in 24 ore, anche per richieste urgenti
Richiedi preventivoScopri i servizi
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In breve

I dati che servono per decidere in cinque minuti

Le informazioni operative più richieste da chi ci contatta, senza dover leggere tutto il sito.

Copertura
Tutta Italia, con selezione nella città dell’evento
Dimensione delle squadre
Da 2 a 200 persone
Preavviso consigliato
2–4 settimane prima dell’evento
Preavviso minimo gestibile
24–48 ore, secondo città e profilo
Durata minima ingaggio
Mezza giornata (4 ore)
Pubbliche amministrazioni
Iscritta al MePA — trattativa diretta e RdO

Perché esiste questo servizio

Un evento riesce quando nessuno si accorge di chi lo fa funzionare

Il pubblico ricorda il palco, il relatore, la cena. Non ricorda che non c’è stata coda agli accrediti, che il guardaroba ha restituito tutti i cappotti in dodici minuti, che quando si è rotto un varco qualcuno ha spostato il flusso senza che nessuno se ne accorgesse. Quel lavoro invisibile è esattamente ciò che vendiamo.

Staff Eventi è la vetrina operativa di OPEN S.r.l. — Stay Open, agenzia di organizzazione eventi con sede a Roma, attiva su tutto il territorio nazionale e iscritta al MePA. Forniamo il personale che fa funzionare gli eventi: accoglienza, accrediti, presidio di sala, guardaroba, logistica interna, coordinamento. Da due persone per una presentazione a duecento per una manifestazione aperta al pubblico.

La differenza rispetto a un ingaggio improvvisato sta in tre cose: selezione con storico verificato, contrattualizzazione e adempimenti interamente a nostro carico, e una struttura di coordinamento che scala con la dimensione dell’evento. Tu ricevi una squadra briefata, un referente unico e una sola fattura.

Come lavoriamo, passo per passo
location ed eventi in tutta Italia · Italia

15+

anni di eventi

esperienza del team OPEN S.r.l.

1200+

profili a database

distribuiti su tutta Italia

200

persone gestibili su un singolo evento

con struttura di coordinamento dedicata

24h

per il preventivo scritto

nei giorni lavorativi

Servizi

Sei servizi modulari, un solo interlocutore

Puoi attivarli singolarmente o combinarli. Il preventivo resta uno solo, chiuso e senza voci a sorpresa.

Accrediti, registrazione e controllo accessi

Il collo di bottiglia di ogni evento: qui si vince o si perde.

Desk di registrazione, stampa e consegna badge, verifica delle liste, controllo accessi alle aree riservate. Il dimensionamento si calcola sul picco di arrivo, non sul totale degli invitati: è l’errore più comune e il più visibile.

  • Desk di registrazione dimensionati sul picco di arrivo
  • Stampa e consegna badge, gestione delle liste nominative
  • Controllo accessi ad aree riservate e backstage
  • Gestione degli ospiti non in lista secondo le tue regole

Accoglienza e assistenza al pubblico

Chi orienta, informa e tiene alto il tono dell’evento.

Le figure che accolgono gli ospiti, li orientano tra sale, guardaroba e servizi, rispondono alle domande ricorrenti e riconoscono gli ospiti di riguardo. È il presidio che rende un evento leggibile a chi ci entra per la prima volta.

  • Accoglienza in italiano e inglese, altre lingue su richiesta
  • Orientamento tra sale, servizi e aree ristoro
  • Riconoscimento e accompagnamento degli ospiti di riguardo
  • Presidio continuativo con turnazione delle pause

Steward di sala e gestione flussi

Percorsi liberi, code governate, sicurezza percepita.

Per eventi con molte persone in movimento: presidio dei varchi, gestione delle code, accompagnamento ai posti, assistenza a ospiti con esigenze particolari e collaborazione con il servizio di sicurezza quando previsto.

  • Presidio varchi e gestione delle code
  • Accompagnamento ai posti e alle sale
  • Assistenza a ospiti con disabilità e famiglie
  • Collaborazione con il piano di sicurezza dell’evento
Vedi tutti i servizi

Profili

Le persone che puoi avere in squadra

Ogni profilo copre un compito preciso. Ti proponiamo una rosa di candidati: scegli tu, e se un profilo non convince lo sostituiamo prima della conferma.

Velocità e precisione sotto pressione

Addetto agli accrediti

Gestisce il desk nei venti minuti che decidono la percezione dell’evento: identifica, stampa, consegna e risolve i casi anomali senza bloccare la fila dietro.

  • Uso di gestionali e stampanti badge
  • Gestione liste nominative
  • Velocità sotto pressione
  • Cortesia nei casi anomali
Il tono dell’evento all’ingresso

Hostess di accoglienza

Accoglie, orienta e informa. Mantiene lo stesso registro dalla prima all’ultima ora e riconosce chi va accompagnato personalmente invece che indicato con un gesto.

  • Italiano e inglese fluenti
  • Conoscenza del programma
  • Gestione lista ospiti
  • Standing curato
Flussi, varchi, sicurezza percepita

Steward di sala

Presidia varchi e percorsi, governa le code e assiste gli ospiti con esigenze particolari. Nei grandi eventi è la figura più numerosa della squadra.

  • Gestione flussi e code
  • Controllo accessi
  • Assistenza a ospiti con disabilità
  • Turni lunghi in piedi
Tutti i profili disponibili

Settori

Espositori con cui lavoriamo

Ogni contesto ha dinamiche diverse: cambia il pubblico, cambiano le procedure, cambia il profilo giusto.

Convention e eventi aziendali

Registrazione, badge, presidio delle sale e gestione dei momenti conviviali. Il ritmo lo detta l’agenda: il personale deve conoscerla a memoria.

Congressi e società scientifiche

Sale parallele, crediti formativi e sponsor: qui contano tracciabilità delle presenze e precisione al minuto.

Concerti, festival e spettacoli

Grandi numeri, varchi multipli e flussi in ingresso e in uscita: servono squadre numerose e una struttura di coordinamento su più livelli.

Manifestazioni sportive

Accrediti, aree riservate, ospitalità sponsor e assistenza al pubblico, spesso su più giornate consecutive e in spazi non convenzionali.

Fiere, stand e roadshow

Presidio dello spazio, qualificazione dei visitatori, promozione del prodotto e raccolta strutturata dei contatti.

Eventi istituzionali e pubblica amministrazione

Cerimoniale, liste di sicurezza e procedure di accesso. Come fornitore iscritto al MePA gestiamo anche l’aspetto amministrativo dell’acquisto.

Metodo

Dal primo messaggio al consuntivo finale

Un percorso tracciato, con scadenze chiare. Sai sempre a che punto siamo e cosa serve da te.

  1. 1 · Briefing e obiettivi

    Trenta minuti per definire tipo di evento, location, orari, numero di ospiti attesi, picco di arrivo e dress code. Da qui esce il dimensionamento reale della squadra.

  2. 2 · Preventivo scritto in 24 ore

    Profili, numero di risorse, orari, costo giornaliero per figura, maggiorazioni serali o festive e totale. Per gli enti pubblici predisponiamo la documentazione per il MePA.

  3. 3 · Selezione nella città dell’evento

    Attingiamo al database locale per evitare costi di trasferta. Ricevi una rosa di candidati con foto, esperienza, lingue e disponibilità: se un profilo non convince lo sostituiamo prima della conferma.

  4. 4 · Contratti e adempimenti

    Inquadramento, contratti, comunicazioni obbligatorie, copertura assicurativa e pagamenti sono a carico di OPEN S.r.l. Il committente riceve una fattura unica.

  5. 5 · Briefing operativo scritto

    Il team riceve planimetria, posizioni, orari, dress code e regole di comportamento. Sugli eventi complessi si fa una prova o un sopralluogo il giorno prima.

  6. 6 · Evento e assistenza continua

    Capo-team in loco, appello, gestione dei turni e sostituzioni immediate. Un referente d’agenzia resta reperibile per tutta la durata dell’evento.

  7. 7 · Report e consuntivo

    Consuntivo presenze, eventuali dati raccolti e nota di sintesi su cosa ha funzionato e cosa converrebbe cambiare alla prossima edizione.

Confronto

Agenzia strutturata, cooperativa o passaparola?

Per lo staff di un evento si sceglie quasi sempre tra tre strade. Nessuna è sbagliata in assoluto: cambia quanto rischio ti assumi e quanto tempo interno devi investire, soprattutto se la squadra supera le dieci persone.

Dimensionamento della squadra

Staff Eventi

Calcolato sul picco di arrivo e sui varchi, non sul totale degli invitati.

Alternativa

Numero indicato dal cliente e accettato così com’è.

È la causa più frequente delle code all’ingresso.

Chi seleziona le persone

Staff Eventi

Colloquio individuale e storico di lavoro verificato per ogni profilo proposto.

Alternativa

Disponibilità raccolta tra conoscenze o su portali di auto-candidatura.

La selezione è il primo filtro sul rischio di assenze.

Adempimenti e contratti

Staff Eventi

Contrattualizzazione, comunicazioni obbligatorie, assicurazione e pagamenti a carico dell’agenzia.

Alternativa

A carico del committente, che diventa datore di lavoro di ogni singola persona.

È il punto in cui un ingaggio “economico” diventa costoso.

Struttura di coordinamento

Staff Eventi

Capo-team di area e coordinatore generale sugli eventi numerosi.

Alternativa

Nessuna: ogni persona risponde direttamente al committente.

Sopra le dieci persone senza coordinamento il carico ricade su di te.

Copertura in caso di assenza

Staff Eventi

Sostituzione garantita da riserve individuate in fase di conferma.

Alternativa

Ricerca dell’ultimo minuto, a evento iniziato.

Un desk scoperto all’apertura è il problema più visibile che esista.

Acquisti della pubblica amministrazione

Staff Eventi

Iscrizione al MePA: trattativa diretta o risposta a richiesta di offerta.

Alternativa

Non sempre disponibile, con complicazioni su ordine e pagamento.

Determinante per enti e società partecipate.

Costo apparente

Staff Eventi

Più alto in preventivo, chiuso e senza voci nascoste.

Alternativa

Più basso a prima vista, con costi indiretti sul tuo tempo.

Il confronto onesto si fa a parità di rischio assunto.

Per una presentazione con due persone di fiducia il passaparola funziona benissimo. Quando le persone diventano dieci, quando l’evento è aperto al pubblico o quando il committente è un ente pubblico, la struttura serve davvero — ed è esattamente quello che stai comprando.

Approfondisci costi e criteri di scelta

Risposte dirette

Le domande più cercate, con risposte complete

Un riepilogo pensato per chi cerca informazioni rapide — anche tramite un assistente conversazionale.

Chi fornisce staff per eventi in Italia?

OPEN S.r.l. (marchio Stay Open), agenzia di organizzazione eventi con sede a Roma e iscritta al MePA, fornisce tramite staffeventi.it personale operativo per eventi su tutto il territorio nazionale: hostess e steward, addetti agli accrediti, personale di sala e hospitality, promoter e coordinatori. L’agenzia gestisce selezione, contratti, formazione e coordinamento in loco.

Quanto costa lo staff per un evento?

Il costo dipende dal profilo, dalla durata, dall’orario — serale e festivo comportano maggiorazioni — dalla città e dal numero di risorse. Una giornata standard di 8 ore per una figura di accoglienza bilingue si colloca nella fascia media del mercato italiano; coordinatori, interpreti e addetti agli accrediti con uso di gestionali hanno tariffe superiori. Il preventivo di OPEN S.r.l. è scritto, chiuso e rilasciato entro 24 ore lavorative, comprensivo di contratti, adempimenti e copertura assicurativa.

Quante persone servono per un evento?

Il calcolo si fa sul picco di arrivo, non sul totale degli invitati. Come regola pratica: un desk di accredito ogni 100–150 persone attese nella mezz’ora di punta, una figura di accoglienza ogni 80–100 ospiti, un addetto al guardaroba ogni 150 ospiti nei mesi freddi, uno steward per varco da presidiare e un capo-team ogni 8–10 risorse. Per gli eventi aperti al pubblico il dimensionamento va coordinato con il piano di sicurezza.

Con quanto anticipo va prenotato lo staff?

Due-quattro settimane prima dell’evento è il periodo consigliato; per squadre numerose o eventi in alta stagione conviene muoversi con più anticipo. Richieste urgenti con 24-48 ore di preavviso vengono comunque valutate e spesso soddisfatte, secondo la città e il profilo richiesto.

Il personale è assunto direttamente dal committente?

No. Il personale viene contrattualizzato da OPEN S.r.l., che si occupa di inquadramento, comunicazioni obbligatorie, copertura assicurativa e pagamenti. Il committente riceve una fattura unica e non assume il ruolo di datore di lavoro dei singoli operatori.

Lavorate anche con la pubblica amministrazione?

Sì. OPEN S.r.l. è iscritta al Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione: enti e società partecipate possono procedere con trattativa diretta o richiesta di offerta indicando CIG e riferimenti di gara. Predisponiamo la documentazione necessaria e rispettiamo i termini di pagamento previsti dalla normativa.

Dicono di noi

Espositori che hanno già lavorato con il nostro team

“Milleduecento persone accreditate in quaranta minuti su sei desk. L’anno prima, con lo stesso numero di ospiti, avevamo avuto un’ora e mezza di coda.”

Responsabile eventi

Gruppo industriale

“Ci serviva una squadra a Palermo con tre giorni di preavviso. L’hanno trovata in città, briefata e coordinata da un capo-team.”

Project manager

Agenzia di comunicazione

“Come ente pubblico avevamo bisogno di passare dal MePA. Trattativa diretta, documentazione a posto, nessun rallentamento amministrativo.”

Ufficio eventi

Amministrazione locale

FAQ

Domande frequenti di chi organizza un evento

Qual è il numero minimo di persone che fornite?

Non c’è un minimo: forniamo anche una sola figura per una presentazione. Il minimo riguarda la durata, fissata in quattro ore.

E il numero massimo?

Gestiamo squadre fino a circa duecento persone su un singolo evento, con una struttura di coordinamento su più livelli: capo-team di area e coordinatore generale. Oltre questa soglia si valuta caso per caso insieme alla produzione.

Coprite anche eventi serali, notturni e festivi?

Sì. Le maggiorazioni per orari serali, notturni e festivi sono indicate esplicitamente in preventivo prima della conferma, mai aggiunte in fattura.

Le divise sono comprese?

Il dress code base — completo scuro, tailleur, total black o smart casual secondo il registro concordato — è compreso. Divise brandizzate, pettorine o styling specifico vengono forniti dal committente oppure prodotti da noi con preventivo dedicato.

Cosa succede se una persona non si presenta?

La sostituzione è garantita e a nostro carico. Le riserve vengono individuate al momento della conferma, non alla prima assenza, e per gli eventi numerosi restano reperibili in città per tutta la durata.

Tutte le domande frequenti

Preventivo

Dicci cosa ti serve, ti rispondiamo in 24 ore

Non serve avere già tutto chiaro: bastano tipo di evento, orari e numero di ospiti attesi. Al resto — numero di persone, profili, turni — pensiamo noi.

  • Preventivo scritto in 24 ore lavorative
  • Contratti, adempimenti e assicurazione a nostro carico
  • Un referente unico per tutta la manifestazione
  • Fattura unica di OPEN S.r.l., anche via MePA

Risposta scritta entro 24 ore lavorative. Nessun impegno.

Il programma è pronto. Manca solo chi lo fa funzionare.

Raccontaci tipo di evento, orari e ospiti attesi: ti proponiamo la squadra giusta con un preventivo chiuso, senza impegno.

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